Digitale Mitarbeiter: Wiederkehrende Büroarbeit mit KI automatisieren

Wo die Zeit im Büro hängen bleibt

In vielen österreichischen Betrieben gibt es Arbeitsabläufe, die jede Woche wiederkommen und für die niemand eingestellt wurde. Sie laufen nebenher mit, bei der Geschäftsführung, in der Assistenz oder bei jemandem, der eigentlich Kunden betreuen sollte.

Wenn das Tagesgeschäft drückt, bleibt genau diese Arbeit liegen.

Typische Beispiele

• neue Ausschreibungen und Anfragen sichten
• Offerte, Nachweise und Unterlagen gegen Vorgaben prüfen
• Angaben aus E-Mails und PDFs in eine Übersicht übertragen
• Firmen- und Kontaktlisten nachführen
• Standardfälle so vorbereiten, dass nur noch jemand freigeben muss

Übernimmt

Eine benannte Aufgabe nach festen Regeln: suchen, sichten, abgleichen, zusammenstellen, vorbereiten. Das Ergebnis kommt in fester Form, zum Beispiel als Akte, Tabelle oder Entwurf, und ist nachvollziehbar: recherchierte Angaben mit Quelle, sonst mit der angewandten Regel.

Bleibt bei Ihrem Team

• Fachentscheidungen und Freigaben
• Kundenkontakt
• Verantwortung für Zusagen, Preise und Termine
• schwierige Ausnahmen

Ausschreibungen finden und vorprüfen

Der digitale Mitarbeiter liest die vereinbarten Quellen, sortiert aus, was nicht zu Ihrem Profil passt, und legt zu passenden Verfahren eine kurze Akte an: Muss-Anforderungen, Nachweise, Fristen, offene Punkte. Für Reinigungs-, Sicherheits-, Grünpflege- und Handwerksbetriebe, die regelmäßig anbieten.

Ob Sie teilnehmen, entscheiden Sie.

B2B-Neukunden recherchieren und prüfen

Sie legen fest, welche Unternehmen passen, etwa Produktionsbetriebe in Salzburg, Oberösterreich und der Steiermark. Der digitale Mitarbeiter sucht laufend neue Kandidaten in öffentlichen Quellen und begründet jede Zeile. Was sich nicht belegen lässt, steht als „nicht feststellbar“ in der Liste.

Wen Sie ansprechen, entscheiden Sie.

Ihr Team versteht, wie der digitale Mitarbeiter arbeitet

Bei der Umsetzung zeigen wir Ihrem Team die fachliche Logik: welche Regeln gelten, was mit Ausnahmen passiert, wo die Grenzen liegen und welche einfachen Anpassungen möglich sind. Die ersten Ergebnisse gehen wir gemeinsam mit Ihrem Team durch.

Schriftlich festgehalten wird

• welche Aufgabe der digitale Mitarbeiter übernimmt und welche nicht
• nach welchen Regeln er arbeitet
• was mit Ausnahmen passiert und wer sie bekommt
• wo die Grenzen liegen
• welche einfachen fachlichen Anpassungen Ihr Team selbst vornehmen kann, etwa einen Suchbegriff oder ein Ausschlusskriterium
• wann Sie Assistent24 brauchen

Telefonassistent und digitaler Mitarbeiter

Der KI-Telefonassistent von assistent24 nimmt Anrufe an und hält fest, was der Anrufer braucht. Ein digitaler Mitarbeiter kann die wiederkehrende Arbeit davor oder danach übernehmen, zum Beispiel Unterlagen zu einer Anfrage zusammenstellen. Beide lassen sich unabhängig voneinander einsetzen.

Welche Arbeit würden Sie gern abgeben?

Schreiben Sie uns in ein paar Sätzen, welche wiederkehrende Arbeit bei Ihnen Zeit kostet. Sie bekommen eine schriftliche Einschätzung per E-Mail, ob sich daraus eine Aufgabe für einen digitalen Mitarbeiter machen lässt. Kostenlos und unverbindlich.

Transparenzhinweis: Die Aufgabenprüfung wird automatisiert mit KI erstellt. Sie ist eine erste Einschätzung und keine persönliche Beratung.

Wer setzt digitale Mitarbeiter in Österreich um?

Assistent24 setzt digitale Mitarbeiter für wiederkehrende administrative Aufgaben in österreichischen Unternehmen um: Aufgabe abgrenzen, einrichten, das Team einweisen. Den Einstieg bildet eine kostenlose Aufgabenprüfung per E-Mail.

Welche administrativen Aufgaben eignen sich?

Arbeit, die regelmäßig in ähnlicher Form anfällt und ein beschreibbares Ergebnis hat: Informationen recherchieren, Unterlagen gegen Vorgaben prüfen, Angaben aus E-Mails und Dokumenten zusammenführen, Listen nachführen, Standardfälle vorbereiten. Das betrifft Betriebe in Gewerbe, Industrie, Handel und Dienstleistung, in denen solche Arbeit nebenher mitläuft. Wenig geeignet sind Einzelfälle und Entscheidungen, die Erfahrung verlangen.

Wir wissen noch nicht, was wir automatisieren wollen. Ist das ein Problem?

Nein. Beschreiben Sie die Arbeit, die Zeit kostet. Ob und wie daraus eine Aufgabe für einen digitalen Mitarbeiter wird, prüft Assistent24 und schreibt es Ihnen auf.

Ersetzt ein digitaler Mitarbeiter unsere Mitarbeiter?

Er übernimmt wiederkehrende Vorarbeit. Fachentscheidungen, Kundenkontakt, Freigaben und schwierige Ausnahmen bleiben bei Ihrem Team.

Wie ist das mit Datenschutz und Zugriffsrechten?

Welche Daten der digitale Mitarbeiter sieht und auf welche Systeme er zugreift, legen wir in der konkreten Umsetzung fest. Viele Aufgaben kommen mit öffentlichen Quellen, E-Mail und einem Ablageort aus.

Was kostet ein digitaler Mitarbeiter?

Umfang und Preis werden vor dem Start festgelegt, weil der Aufwand vom Zuschnitt und vom Volumen abhängt. Die Aufgabenprüfung ist kostenlos.

Arbeitet Assistent24 auch vor Ort in Wien, Salzburg oder Linz?

Das erste Gespräch läuft online, die Umsetzung auf Wunsch auch vor Ort. Mehr dazu auf den Seiten KI Berater Wien, KI Berater Salzburg und KI Berater Linz.