DSGVO-konforme Telefonassistenten in Österreich: Vergleich 2026

Ein DSGVO-konformer Telefonassistent in Österreich ist kein Produkt, das Sie einfach kaufen. Er ist ein Setup, das Sie richtig aufsetzen müssen: Auftragsverarbeitungsvertrag, Server in der EU, klare KI-Kennzeichnung ab dem ersten Satz und keine Werbeanrufe ohne Einwilligung. Seit 2. August 2026 gilt zusätzlich die Transparenzpflicht des AI Act. Hier sehen Sie, welche Optionen es für Ordinationen, Werkstätten, Hausverwaltungen und Dienstleister gibt, worin sie sich unterscheiden und wie Sie Ihren Telefonassistenten Schritt für Schritt rechtssicher einrichten.

TL;DR

• DSGVO-Konformität ist Ihre Aufgabe als Betrieb, kein Siegel des Anbieters. Sie bleiben Verantwortlicher und müssen die Einhaltung nachweisen können.
• Pflicht seit 2. August 2026: Anrufer müssen bei der ersten Interaktion erfahren, dass sie mit einer KI sprechen. Ein Hinweis in den AGB reicht nicht.
• Vier Prüfpunkte für jeden Anbieter: AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO, EU-Serverstandort, dokumentierte technische Maßnahmen, saubere Löschfristen.
• Ordinationen und Therapiepraxen verarbeiten Gesundheitsdaten und brauchen oft eine Datenschutz-Folgenabschätzung.
• Die Optionen reichen vom Anrufbeantworter über den Telefonservice bis zum KI-Telefonassistenten. Nur der KI-Telefonassistent verbindet Erreichbarkeit rund um die Uhr mit automatischer Terminbuchung.

Inhaltsverzeichnis

• Was „DSGVO-konform“ bei einem Telefonassistenten wirklich bedeutet
• Die Rechtslage 2026: vier Regeln, die Sie kennen müssen
• Die Optionen im Vergleich
• Checkliste: So prüfen Sie jeden Anbieter
• Telefonassistenten DSGVO-konform einrichten: Schritt für Schritt
• Drei Beispiele aus der Praxis
• Unsere Sicht: Datenschutz entsteht im Prozess, nicht im Prospekt
• KI-Telefonassistent von Assistent24 testen
• Häufige Fragen
• Quellen

Was „DSGVO-konform“ bei einem Telefonassistenten wirklich bedeutet

Viele Anbieter werben mit „100 % DSGVO-konform“. Das klingt beruhigend, sagt aber wenig. Die Datenschutzbehörde macht in ihrem Leitfaden zu Künstlicher Intelligenz und Datenschutz deutlich, dass für KI dieselben Grundsätze gelten wie für jede andere Datenverarbeitung: Zweckbindung, Datenminimierung, Speicherbegrenzung. Einen Freibrief, weil „die Technik neu ist“, gibt es nicht.

Für Ihren Betrieb heißt das konkret:

• Sie sind Verantwortlicher. Die Ordination, das Autohaus oder die Hausverwaltung entscheidet, wozu Anrufdaten verarbeitet werden.
• Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter. Er verarbeitet die Daten in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Was das genau bedeutet, beschreibt die DSB auf ihrer Seite zu den Pflichten von Auftragsverarbeitern.
• Sie müssen nachweisen können, dass alles korrekt läuft (Rechenschaftspflicht nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO). Das gelingt nur mit Dokumentation: Verarbeitungsverzeichnis, AV-Vertrag, technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs).

Ein Telefonbot verarbeitet bei jedem Anruf personenbezogene Daten: Rufnummer, Name, Anliegen, oft auch eine Sprachaufnahme oder ein Transkript. Bei einer Zahnarztpraxis kommen Beschwerden dazu, bei einer Hausverwaltung Wohnungsnummer und Schadensmeldung. Genau diese Daten müssen sauber geschützt, begrenzt und wieder gelöscht werden.

Die Rechtslage 2026: vier Regeln, die Sie kennen müssen

1. Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO

Ohne AV-Vertrag kein Einsatz. Darin steht, welche Daten der Anbieter verarbeitet, wo, wie lange, mit welchen Subunternehmern und mit welchen Sicherheitsmaßnahmen. Achten Sie besonders auf die Liste der Sub-Auftragsverarbeiter: Sprachmodelle, Transkription und Telefonie laufen oft über Drittanbieter. Liegt einer davon außerhalb der EU, brauchen Sie für die Übermittlung eine tragfähige Rechtsgrundlage.

2. KI-Kennzeichnung nach Art. 50 AI Act

Die RTR hat angekündigt, dass die Transparenzpflichten des Art. 50 KI-VO am 2. August 2026 in Kraft treten. Für Telefonassistenten zählt vor allem die sogenannte Interaktionstransparenz: Personen müssen informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren. Laut der KI-Servicestelle der RTR zu den Transparenzpflichten gilt das für jede berufliche Nutzung. Ausgenommen ist nur die rein private Nutzung.

In der Praxis heißt das: Der Hinweis gehört an den Anfang des Gesprächs, klar und verständlich, auch für ältere Anrufer. Ein Beispiel für eine saubere Begrüßung:

Das ist kein Nachteil. Ehrliche Kennzeichnung reduziert Frust und erhöht die Bereitschaft, Informationen zu geben.

3. Keine Werbeanrufe ohne Einwilligung (TKG 2021)

Das Telekommunikationsgesetz verbietet Anrufe zu Werbezwecken ohne vorherige Einwilligung. Die WKO hält in ihrem Überblick zur Direktwerbung per Telefon, E-Mail und SMS fest, dass Werbeanrufe grundsätzlich eine vorherige Einwilligung brauchen. Verstöße gegen § 174 TKG können Verwaltungsstrafen nach sich ziehen. Lassen Sie sich die aktuelle Strafhöhe von Ihrer Rechtsberatung bestätigen, bevor Sie Outbound-Anrufe planen.

Für Sie heißt das: Ein KI-Telefonassistent für eingehende Anrufe, Terminbuchung, Rückrufservice und Serviceanfragen ist unproblematisch. Ausgehende Verkaufsanrufe an Interessenten ohne Einwilligung sind es nicht, egal ob ein Mensch oder eine KI wählt. Wenn Sie Outbound-Kampagnen planen, klären Sie die Einwilligungen vorher mit Ihrer Rechtsberatung.

4. Gesundheitsdaten und Datenschutz-Folgenabschätzung

Gesundheitsdaten zählen zu den besonders schützenswerten Daten. Die WKO erklärt im Ratgeber Datenschutz bei Gesundheitsdaten, welche strengen Anforderungen daraus für KMU im Gesundheitsbereich folgen. Eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO ist nötig, wenn eine Verarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko birgt. Neue Technologien wie KI sind dafür ein typischer Auslöser.

Die österreichische Datenschutzbehörde hat dazu eine eigene Ausnahmenverordnung erlassen. Ob Ihre Einzelordination darunter fällt, lesen Sie in den Erläuterungen zur DSFA-Ausnahmenverordnung nach. Gemeinschaftspraxen, Primärversorgungseinheiten und größere Einrichtungen sollten mit einer DSFA-Pflicht rechnen. Erfasst der Telefonassistent Symptome oder Befunde, besprechen Sie das Setup vor dem Start mit Ihrer Datenschutzberatung oder der Ärztekammer.

Mehr Details zur Rechtslage finden Sie in unserem Beitrag KI-Telefonassistent und DSGVO in Österreich.

Die Optionen im Vergleich

Wer keine Anrufe mehr verpassen will, hat in Österreich im Wesentlichen fünf Möglichkeiten. Wir vergleichen sie nach den Kriterien, die für Datenschutz und Alltag zählen.

Anrufbeantworter und Mailbox

Die einfachste Lösung. Datenschutzrechtlich überschaubar, aber schwach für Ihre Terminquote: Viele Anrufer sprechen nicht aufs Band und rufen gleich die nächste Praxis oder Werkstatt an. Zurückrufen müssen Sie trotzdem selbst.

Telefonservice mit Menschen

Ein externer Sekretariatsdienst nimmt Anrufe in Ihrem Namen an. Der Vorteil: echte Menschen am Telefon. Die Nachteile: Die Kosten steigen mit jedem Anruf, Stoßzeiten wie Montagfrüh bleiben ein Engpass und Termine landen oft nur als Notiz im Postfach. Auch hier brauchen Sie einen AV-Vertrag.

Internationale Plattformen zum Selberbauen

Es gibt zahlreiche Voicebot-Baukästen von internationalen Anbietern. Technisch sind sie stark, den Datenschutz tragen Sie aber allein: Wo liegen Aufnahmen und Transkripte? Welche Sprachmodelle sind angebunden? Wer liefert den AV-Vertrag auf Deutsch? Für einen Handwerksbetrieb oder eine Ordination ohne IT-Abteilung ist das selten realistisch.

KI-Telefonassistenten aus dem DACH-Raum

Spezialisierte Anbieter wie fonio.ai oder hanc.ai bieten fertige KI-Telefonassistenten für den deutschsprachigen Markt. Prüfen Sie bei jedem Anbieter dieselben Punkte: AV-Vertrag, Serverstandort, Subunternehmer, KI-Kennzeichnung, Anbindung an Ihre Software. Einen ausführlichen Marktüberblick finden Sie im Anbieter-Vergleich für KI-Telefonassistenten in Österreich.

Assistent24

Wir entwickeln und integrieren KI-Telefonassistenten speziell für österreichische Betriebe. Unsere Stärken liegen dort, wo es im Alltag zählt:

• ✅ DSGVO-konforme EU-Server und deutscher Support
• ✅ Anbindung an Ihre Systeme: HubSpot, Pipedrive, GoHighLevel, Google Kalender, Calendly, eTermin, Smoobu, Magicline, Shopify. Alle Integrationen finden Sie auf unserer Übersichtsseite
• ✅ Branchenspezifisches Setup für Ordinationen, Werkstätten, Hausverwaltungen, Hotels und Dienstleister
• ✅ Keine Mindestlaufzeit, monatlich kündbar, kostenlose Demo und Testphase

Checkliste: So prüfen Sie jeden Anbieter

Stellen Sie diese Fragen, bevor Sie unterschreiben. Gute Anbieter beantworten sie schriftlich und ohne Ausflüchte.

1. Gibt es einen AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO? Lassen Sie ihn sich vor Vertragsabschluss vorlegen.
2. Wo stehen die Server? Fragen Sie für Telefonie, Transkription, Sprachmodell und Speicherung einzeln nach.
3. Wer sind die Sub-Auftragsverarbeiter? Eine vollständige Liste gehört zum AV-Vertrag.
4. Wie lange werden Aufnahmen und Transkripte gespeichert? Können Sie die Löschfristen selbst festlegen?
5. Werden Gesprächsdaten zum Training von Modellen verwendet? Die Antwort sollte „nein“ lauten, oder die Funktion muss sich abschalten lassen.
6. Wie wird die KI-Kennzeichnung umgesetzt? Hören Sie sich die Begrüßung in der Demo an.
7. Wie läuft die Übergabe an einen Menschen? Weiterleitung, Rückrufservice oder Ticket.
8. Welche TOMs sind dokumentiert? Verschlüsselung, Zugriffsrechte, Protokollierung.
9. Wie flexibel ist der Vertrag? Mindestlaufzeiten von 12 oder 24 Monaten sind ein Risiko, wenn das Setup nicht passt.

Telefonassistenten DSGVO-konform einrichten: Schritt für Schritt

So gehen wir mit unseren Kunden vor. Der Ablauf funktioniert für eine Physiotherapie in Graz genauso wie für ein Autohaus in Linz.

1. Zweck festlegen. Welche Anrufe übernimmt der KI-Telefonassistent? Zum Beispiel Terminbuchung, Storno, Öffnungszeiten, Rückrufwünsche, Pickerl-Termine. Alles andere wird weitergeleitet.
2. Daten minimieren. Nur abfragen, was nötig ist. Für einen Werkstatttermin reichen Name, Telefonnummer, Kennzeichen und Anliegen. Für eine Ordination: Name, Geburtsdatum zur Zuordnung, Terminwunsch. Keine Diagnosen am Telefon.
3. AV-Vertrag abschließen und ins Verarbeitungsverzeichnis eintragen.
4. DSFA prüfen, wenn Gesundheitsdaten oder andere sensible Daten im Spiel sind.
5. Begrüßung mit KI-Hinweis formulieren. Kurz, freundlich, gleich am Anfang.
6. Datenschutzerklärung ergänzen. Telefonassistent, Zweck, Speicherdauer und die Rechte der Anrufer aufnehmen.
7. Löschfristen einstellen. Transkripte so kurz wie möglich aufbewahren, Termindaten wandern in Ihr System.
8. Systeme anbinden. Kalender, CRM oder Branchensoftware, damit keine Daten in Excel-Listen oder E-Mails herumliegen.
9. Testen und dokumentieren. Testanrufe mit typischen und schwierigen Anliegen durchführen und die Ergebnisse festhalten.
10. Regelmäßig überprüfen. DSGVO-Konformität ist ein laufender Prozess. Kontrollieren Sie einmal im Jahr AV-Vertrag, Subunternehmer und Löschfristen.

Für kleinere Betriebe haben wir die wichtigsten Punkte im Beitrag zur DSGVO-Telefonlösung für Kleinunternehmen in Österreich zusammengefasst.

Drei Beispiele aus der Praxis

Ordination in Wien

Montag, 7:45 Uhr: Die Leitung ist dauerbesetzt, die Assistentin steht am Empfang. Der Telefonassistent nimmt parallel Anrufe an, bucht Kontrolltermine direkt in den Kalender und notiert Rückrufwünsche. Medizinische Fragen leitet er an das Team weiter, ohne Beschwerden im Detail abzufragen. So bleibt die Datenmenge klein und die Ordination erreichbar.

Kfz-Werkstatt in Salzburg

Im Frühjahr häufen sich die Anfragen zur §57a-Überprüfung. Der Mechaniker liegt unter dem Auto, das Telefon läutet. Der Voicebot fragt Kennzeichen, Fahrzeugtyp und Wunschtermin ab und trägt den Pickerl-Termin ein. Für Probefahrten im Autohaus funktioniert das genauso, inklusive Bestätigung per SMS oder WhatsApp Business.

Hausverwaltung in Linz

Wasserschaden am Wochenende: Der Telefonassistent nimmt die Meldung auf, ordnet sie der Liegenschaft zu und informiert den Notdienst. Normale Mieteranfragen landen strukturiert als Ticket. Mehr dazu in unserem Ratgeber zum KI-Telefonassistenten für Hausverwaltungen.

Unsere Sicht: Datenschutz entsteht im Prozess, nicht im Prospekt

In Erstgesprächen hören wir oft die Frage: „Ist Ihr System DSGVO-konform?“ Unsere ehrliche Antwort: Wir liefern eine Basis, die DSGVO-konformes Arbeiten möglich macht, mit EU-Servern und einem Setup, das zu Ihrem Betrieb passt. Konform wird der Einsatz aber erst, wenn Zweck, Datenumfang, Begrüßung, Löschfristen und Anbindung zusammenpassen.

Deshalb denken wir nicht in einzelnen Tools, sondern in funktionierenden Prozessen. Ein Telefonbot, der Termine abfragt und dann eine E-Mail mit allen Daten an ein Sammelpostfach schickt, ist ein Datenschutzrisiko. Ein Telefonbot, der den Termin direkt in eTermin, Google Kalender oder Ihr CRM schreibt, ist sauberer und spart Ihrem Team gleichzeitig Zeit.

Die KI-Kennzeichnung sehen wir nicht als lästige Pflicht. Anrufer wissen, woran sie sind, und bekommen trotzdem sofort eine Antwort statt eines Besetztzeichens. Das schafft Vertrauen. Und Vertrauen ist die Grundlage für eine höhere Terminquote.

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Quellen

• Datenschutzbehörde: Künstliche Intelligenz & Datenschutz
• Datenschutzbehörde: Ihre Pflichten als Auftragsverarbeiter:in
• Datenschutzbehörde: Erläuterungen zur DSFA-Ausnahmenverordnung
• RTR: Transparenz- und Kennzeichnungspflichten der KI-Verordnung (Presseinformation)
• RTR KI-Servicestelle: AI Act Transparenzpflichten
• WKO: Direktwerbung per E-Mail, SMS, Telefon und Fax
• WKO: Datenschutz bei Gesundheitsdaten